Il quadro normativo fiscale relativo alle spese di trasferta è stato recentemente riorganizzato per effetto del Decreto Fiscale (DL n. 84 del 17 giugno 2025).
Tale intervento normativo interviene sulle innovazioni introdotte dalla Legge di Bilancio 2025, riportando modifiche significative inerenti alla tracciabilità del pagamento delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, sostenute in occasione di trasferte o missioni
Nella versione originaria della Legge di Bilancio, era stato previsto un obbligo generalizzato di tracciabilità per il rimborso di tali spese, stabilendo che qualora il pagamento fosse effettuato con modalità tracciabili, l’importo rimborsato non costituisce reddito imponibile per il lavoratore e rappresenta costo deducibile per l’impresa. Al contrario, se il pagamento avveniva in contanti, l’ammontare del rimborso era considerato reddito imponibile per il lavoratore e costo indeducibile per l’impresa . Questa disciplina, con evidente finalità anti evasiva, si rivolgeva in particolare a contrastare eventuali omissioni da parte di chi offriva servizi di trasporto, ristorazione o ospitalità, piuttosto che penalizzare direttamente i soggetti che effettivamente sostenevano tali spese .
Il Decreto Fiscale n. 84 del 17 giugno 2025 interviene proprio per attenuare l’impatto di tale obbligo. Viene esplicitamente stabilito che tale obbligo di tracciabilità si applica solo alle spese sostenute nel territorio dello Stato italiano, mentre le spese sostenute all’estero ne sono escluse. Ciò significa che i pagamenti in contanti effettuati all’estero non influiscono sulla fiscalità né del lavoratore né dell’impresa.
In parallelo, il DL 84/2025 estende l’obbligo di pagamenti tracciabili anche ai lavoratori autonomi e professionisti, allineando la regola già in vigore per i dipendenti. Nei casi di spese sostenute in Italia, i rimborsi (analiticamente documentati) per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, qualora non tracciati, contribuiscono alla formazione del reddito del professionista o lavoratore autonomo. In precedenza, tali somme erano considerate irrilevanti fiscalmente se analiticamente documentate e riaddebitate al committente, ma la modifica normativa richiede ora anche il rispetto dell’obbligo di tracciabilità, modificando gli articoli 54, 54‑ter e 54‑septies del TUIR.
L’ambito di applicazione è ancora più ampio, poiché rileva non solo ai fini delle imposte dirette, ma anche ai fini della determinazione della base imponibile IRAP per i soggetti in questione . Il decreto dunque uniforma l’impianto normativo e risponde anche al fine pratico di evitare imposizioni ingiustificate dove la tracciabilità non è materialmente possibile.
Il senso della scelta normativa è chiaro: il legislatore intende promuovere comportamenti coerenti con la lotta all’evasione, ma senza rendere la disciplina di fatto impraticabile in contesti internazionali, dove l’uso di strumenti elettronici non è sempre garantito.
Sul fronte dei chiarimenti interpretativi, è intervenuto anche un interpello dell’Agenzia delle Entrate (n. 188/2024), sollevato da un Ministero, per verificare se i rimborsi per trasferte all’estero potessero perdere l’esenzione fiscale se sostenuti in contanti. L’Agenzia ha risposto in modo positivo: l’obbligo di tracciabilità non si applica ai rimborsi spese sostenuti all’estero, confermando che l’esenzione fiscale, ai sensi dell’art. 51, comma 5 del TUIR, resta valida anche senza strumenti tracciabili .
L’intervento chiarificatore ha importanti ripercussioni operative. Le imprese possono continuare a utilizzare modalità di rimborso più flessibili — tra cui forme forfettarie, miste o analitiche — anche quando la tracciabilità non sia disponibile, senza incorrere in penalizzazioni fiscali. Questo avvantaggia particolarmente le imprese che operano all’estero o i lavoratori in destinazioni dove il sistema di pagamenti elettronici è limitato.
Al contempo, però, per le trasferte in Italia, permane l’obbligo di tracciabilità: in caso contrario, il rimborso è considerato reddito e l’onere diventa fiscalmente indeducibile, con conseguenze rilevanti sia per il lavoratore sia per l’impresa .
Questa distinzione tra trasferta nazionale e internazionale impone un adeguamento delle policy aziendali sulle trasferte, che devono indicare chiaramente il diverso trattamento fiscale in base alla destinazione geografica. È fondamentale che il personale sia informato circa le diverse regole operative e che le procedure amministrative supportino una corretta contabilizzazione e documentazione, a seconda che la trasferta avvenga in Italia o all’estero.
Per maggiori chiarimenti e assistenza personalizzata il nostro studio è a vostra disposizione.