Il trattamento fiscale delle spese per alberghi e ristoranti rappresenta un argomento di grande importanza per le aziende e i professionisti, vista la frequenza con cui queste spese vengono sostenute nell’ambito delle attività lavorative.
Innanzitutto, la detraibilità dell’IVA collegata alle spese per prestazioni alberghiere e somministrazioni di alimenti e bevande è subordinata a specifiche condizioni. Queste spese devono essere strettamente inerenti all’attività esercitata e devono essere documentate tramite regolare fattura richiesta all’albergatore o al ristoratore. Tuttavia, esistono casi in cui tale IVA non può essere detratta. Ad esempio, quando queste spese configurano costi di rappresentanza, come nel caso di un rinfresco per l’inaugurazione di una sede aziendale, l’IVA relativa non è detraibile. È importante inoltre precisare che, qualora le prestazioni siano usufruite da un soggetto differente dal titolare della partita IVA, come un dipendente, la fattura deve comunque essere intestata al datore di lavoro, riportando i dati del beneficiario in fattura o in un documento allegato.
Per quanto riguarda la deducibilità dei costi, la normativa vigente stabilisce che le spese relative ad alberghi e ristoranti sono generalmente deducibili solo parzialmente, nella misura del 75%, sia per i redditi d’impresa che per quelli derivanti da lavoro autonomo. L’Agenzia delle Entrate chiarisce inoltre specifiche casistiche di deducibilità. La limitazione al 75% si applica ad esempio quando le spese per alberghi e ristoranti rappresentano spese di rappresentanza; in questo caso, per le imprese, la quota del 75% va sommata alle altre spese di rappresentanza e il totale deducibile è limitato ad una specifica percentuale dei ricavi caratteristici, variabile a seconda del volume dei ricavi stessi.
Una particolare attenzione va posta alle spese sostenute per trasferte dei soci non amministratori e alle trasferte all’interno del comune della sede aziendale: anche in questi casi la deducibilità è limitata al 75%. Al contrario, non si applica tale limitazione per le spese sostenute per trasferte di dipendenti, collaboratori e amministratori co.co.co. effettuate fuori dal territorio comunale, purché venga rispettato il limite giornaliero stabilito dalla normativa, pari a €180,76 per trasferte nazionali e €258,23 per quelle estere.
Per i lavoratori autonomi, la deducibilità delle spese alberghiere e di ristorazione è parzialmente limitata: infatti, solo il 75% di tali costi è deducibile nel limite del 2% dei compensi percepiti. Tale limite si riduce ulteriormente all’1% nel caso in cui le spese siano classificate come spese di rappresentanza.
Un caso specifico riguarda i servizi sostitutivi della mensa, come i buoni pasto o le convenzioni con pubblici esercizi: per queste spese non è prevista alcuna limitazione, risultando quindi interamente deducibili.
Dal 2025 sono state introdotte ulteriori restrizioni per quanto riguarda le spese sostenute dai lavoratori autonomi, specialmente se queste vengono riaddebitate analiticamente ai committenti. In linea generale, tali spese risultano indeducibili, in quanto il relativo rimborso non concorre alla formazione del reddito imponibile. Tuttavia, esistono specifiche eccezioni: se le spese non vengono rimborsate entro un anno dalla fatturazione e se l’importo complessivo, comprensivo del compenso, è inferiore o uguale a € 2.500, esse diventano deducibili.
Un altro elemento fondamentale riguarda la tracciabilità delle spese, diventata obbligatoria dal 2025 secondo quanto previsto dagli articoli 54-ter e 95 del TUIR. Infatti, per poter dedurre fiscalmente tali costi, è obbligatorio che i pagamenti siano effettuati tramite strumenti tracciabili.
La deducibilità ai fini reddituali dell’IVA non detratta è un altro aspetto rilevante. Quando si sceglie di non esercitare la detrazione dell’IVA, oppure quando viene richiesto un documento commerciale invece della fattura, la deducibilità si differenzia: nel caso del documento commerciale, l’importo deducibile va dal 75% al 100%, includendo l’IVA non detratta. Diversamente, se si è richiesta la fattura ma non è stata detratta l’IVA per scelta, la deducibilità riguarda esclusivamente l’imponibile, con esclusione della quota IVA non detratta.
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FAQ
Per rendere più chiari questi concetti, si propongono qui alcune FAQ che approfondiscono le principali domande relative al trattamento fiscale di queste spese:
- È sempre necessario richiedere la fattura per detrarre l’IVA relativa alle spese alberghiere e di ristorazione? Sì, la fattura è indispensabile per la detrazione IVA. Se viene richiesto un documento commerciale, l’IVA non sarà detraibile.
- Le spese di alberghi e ristoranti per trasferte fuori comune dei dipendenti sono interamente deducibili? Sì, in questo caso le spese sono deducibili al 100%.
- Cosa succede se le spese vengono effettuate all’interno del comune aziendale? La deducibilità si riduce al 75% del costo sostenuto.
- Sono previste limitazioni per i buoni pasto? No, i buoni pasto e le convenzioni con pubblici esercizi non hanno limitazioni e risultano deducibili integralmente.
- Le spese di albergo e ristorazione dei lavoratori autonomi sono completamente deducibili? No, sono deducibili al 75%, entro il limite del 2% dei compensi annui percepiti.
Di seguito una tabella riassuntiva delle principali casistiche e della relativa deducibilità:
| Tipologia spesa | Detraibilità IVA | Deducibilità costo | Obbligo tracciabilità |
| Dipendente trasferta fuori comune (fattura) | Sì | 100% | Sì |
| Dipendente trasferta nel comune (fattura) | Sì | 75% | No (consigliata) |
| Titolare o socio | Sì | 75% | No |
| Lavoratore autonomo | Sì | 75% (entro 2% compensi) | No |
| Spese mensa/buoni pasto | Sì | 100% | No |
