La gestione delle spese di trasferta rappresenta un aspetto rilevante nell’ambito fiscale e amministrativo per tutte le imprese che prevedono attività fuori sede per dipendenti e collaboratori. Tali spese, infatti, non solo incidono sulla contabilità aziendale, ma sono anche soggette a specifiche normative fiscali relative alla loro deducibilità.
Quando un lavoratore dipendente o un collaboratore coordinato e continuativo presta temporaneamente la propria attività lavorativa lontano dalla propria sede abituale, l’azienda può scegliere di corrispondere somme a titolo di indennità di trasferta oppure rimborsare le spese sostenute dal lavoratore.
Tre sono i principali sistemi di rimborso riconosciuti dal TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi): forfetario, misto e analitico. La scelta del sistema influisce direttamente sul trattamento fiscale delle somme versate al dipendente e sulla loro deducibilità per l’impresa.
Dal 2025, il rimborso delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante servizi non di linea (ad esempio taxi o NCC) non concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente solo se effettuato con metodi di pagamento tracciabili.
Le somme versate a titolo di indennità, invece, possono essere parzialmente o totalmente tassate, essendo considerate un compenso per il disagio subito dal lavoratore durante la trasferta.
Per quanto riguarda le limitazioni specifiche alla deducibilità per l’impresa, il TUIR stabilisce dei limiti giornalieri per le spese di vitto e alloggio quando la trasferta è svolta fuori dal comune della sede abituale di lavoro. In particolare, è previsto un limite massimo di deduzione di € 180,76 al giorno per trasferte effettuate in Italia e di € 258,23 per quelle all’estero, applicabile esclusivamente ai rimborsi analitici (a piè di lista).
Inoltre, nel caso il dipendente utilizzi un veicolo personale o noleggiato specificamente per la trasferta, la deducibilità dei rimborsi chilometrici è ammessa nel limite del costo sostenuto per veicoli con potenza non superiore a 17 cavalli fiscali o 20 CV fiscali se diesel.
Dal 2025 è introdotto l’obbligo di utilizzare metodi di pagamento tracciabili per le spese di vitto, alloggio e per i servizi di trasporto pubblico non di linea, affinché queste siano deducibili fiscalmente.
Ai fini documentali, la deducibilità è subordinata alla presenza di una nota spese redatta dal dipendente, accompagnata dai documenti giustificativi originali o comunque validi per comprovare l’effettività della spesa sostenuta durante la trasferta. Tali documenti non devono necessariamente essere intestati al datore di lavoro o al dipendente stesso, purché dimostrino chiaramente il luogo e la data della trasferta.
Nel caso specifico dei rimborsi chilometrici, è richiesta una documentazione dettagliata degli spostamenti effettuati con indicazione dei chilometri percorsi. Non è richiesto che i biglietti di mezzi pubblici siano nominativi per essere validamente documentati.
Le spese sostenute devono necessariamente essere correlate al luogo e al periodo della trasferta per essere considerate valide ai fini della deducibilità. Inoltre, è indispensabile la tracciabilità dei pagamenti relativi a queste spese a partire dal 2025.
Sotto il profilo contabile, le somme corrisposte a titolo di indennità di trasferta compongono la retribuzione lorda e vengono classificate come indennità nella voce B.9.a del bilancio. Diversamente, le spese per vitto, alloggio, viaggi, trasporti e rimborsi chilometrici vengono inserite nella voce B.7, trattandosi di erogazioni effettuate attraverso il dipendente per il pagamento diretto di servizi e non come compensi aggiuntivi.
Infine, l’IVA non volontariamente detratta dalle spese di trasferta non risulta deducibile ai fini della determinazione del reddito d’impresa. Per quanto concerne l’IRAP, invece, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che i rimborsi chilometrici non sono deducibili.
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FAQ
Cosa si intende per rimborso analitico?
Il rimborso analitico, o a piè di lista, avviene quando il dipendente presenta una nota dettagliata delle spese sostenute, accompagnata da documentazione valida.
Quali sono i limiti giornalieri per dedurre spese di trasferta in Italia e all’estero?
I limiti giornalieri per le spese di vitto e alloggio sono rispettivamente € 180,76 per le trasferte nazionali e € 258,23 per quelle all’estero.
È sempre obbligatoria la tracciabilità delle spese?
Dal 2025, sì. Tutte le spese di vitto, alloggio e trasporti devono essere effettuate con mezzi di pagamento tracciabili per essere deducibili.
Quali documenti occorrono per la deducibilità delle spese?
Occorre una nota spese accompagnata da documenti validi come biglietti di trasporto, ricevute o documenti commerciali, anche non intestati.
Tabella Riepilogativa
| TIPO SPESA | DOCUMENTO GIUSTIFICATIVO | OBBLIGO TRACCIABILITÀ | DEDUCIBILITÀ COSTO PER IMPRESA |
| Vitto e alloggio | Fattura intestata al datore di lavoro | Sì | 75% nel comune, 100% fuori comune (limite di €180,76/giorno in Italia, €258,23/giorno all’estero per rimborso analitico) |
| Vitto e alloggio | Documento commerciale (non intestato) | Sì | 75% nel comune, 100% fuori comune |
| Viaggio e trasporto | Biglietto mezzi pubblici, scontrino parcheggio*, ecc. (non intestato) | No | 100% |
| Viaggio e trasporto | Ricevuta taxi, NCC, ecc. | Sì | 100% |
| Spese non documentabili | Dettaglio analitico nella nota spese anche in assenza di documenti giustificativi | No | 100% |
| Rimborsi chilometrici | Foglio viaggi | No | 100% (entro limite costo percorrenza veicoli max 17 CV fiscali/20 CV fiscali se diesel) |
Secondo l’Agenzia delle Entrate (Risposta 31.1.2019, n. 5), il parcheggio non è considerato una spesa di viaggio e trasporto.
