Lo smart working rappresenta una delle trasformazioni più significative del mondo del lavoro degli ultimi anni, ridefinendo non solo le modalità organizzative delle imprese ma anche gli obblighi normativi a carico dei datori di lavoro.
L’ordinamento italiano ha progressivamente regolato questo istituto, culminando recentemente con importanti novità introdotte dalla Legge 203/2024, meglio nota come Collegato Lavoro. Tra i principali aggiornamenti, spiccano gli obblighi di comunicazione al Ministero del Lavoro relativi all’attivazione, variazione e cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile. Queste disposizioni, entrate pienamente in vigore nel 2025, comportano una serie di adempimenti precisi, sia in termini di contenuto che di tempistiche, che le imprese devono rispettare per evitare sanzioni e garantire la conformità normativa.
L’articolo 14 della Legge 203/2024 ribadisce l’obbligo per le aziende di comunicare per via telematica al Ministero del Lavoro l’avvio o la cessazione delle prestazioni in modalità agile. Tuttavia, il punto di svolta risiede nella definizione del momento da cui decorrono i termini per effettuare tale comunicazione: non più dalla stipula dell’accordo tra le parti, bensì dalla variazione effettiva della prestazione lavorativa. Questa precisazione assume un valore operativo molto importante, perché impatta direttamente sui processi interni di gestione del personale e sulle responsabilità degli uffici competenti.
In base alla normativa vigente, i datori di lavoro devono trasmettere le informazioni relative ai lavoratori coinvolti, indicando con precisione la data di inizio e quella di cessazione del lavoro agile. La comunicazione va inoltrata attraverso i canali telematici messi a disposizione dal Ministero, entro e non oltre cinque giorni dalla decorrenza dell’evento oggetto della segnalazione. Questo vale sia per l’avvio iniziale dello smart working, sia per eventuali modifiche contrattuali, proroghe o cessazioni anticipate della prestazione.
Questo intervallo temporale si conta a partire dal momento in cui inizia la prestazione in smart working, non dalla data in cui è stato siglato l’accordo tra datore di lavoro e dipendente. Lo stesso principio si applica alle variazioni successive, come proroghe o cessazioni anticipate: la comunicazione deve avvenire entro cinque giorni dall’effettiva variazione della prestazione.
Tale distinzione tra data dell’accordo e data della variazione rappresenta un cambio di prospettiva non trascurabile per le aziende. Mentre in passato la tendenza era quella di associare la comunicazione alla firma dell’intesa, oggi diventa imprescindibile monitorare con attenzione l’inizio effettivo della prestazione agile.
Per meglio comprendere l’impatto operativo di queste disposizioni, è utile esaminare alcuni esempi concreti. Nella pratica immaginiamo che un accordo per l’attivazione dello smart working venga stipulato il 15 gennaio 2025, ma preveda l’effettiva partenza della modalità agile a partire dal primo febbraio dello stesso anno. In questo caso, la comunicazione al Ministero dovrà essere effettuata entro il 6 febbraio 2025, e non nei cinque giorni successivi alla firma dell’accordo. Se, successivamente, le parti decidono di prorogare la prestazione in smart working, ad esempio il 28 giugno, sarà necessario inviare una nuova comunicazione entro il 3 luglio. Infine, se lo smart working termina in anticipo rispetto a quanto previsto, ad esempio il 15 maggio, l’obbligo di comunicazione scatterà dal momento in cui avviene la cessazione, e dovrà essere adempiuto entro il 20 maggio.
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