L’obbligo di registrare la PEC degli amministratori nel Registro delle imprese si applica anche alle società costituite prima del 1° gennaio 2025, data di entrata in vigore della Legge n. 207/2024. Riguarda tutti gli amministratori e prevede l’iscrizione di un indirizzo PEC personale per ciascuno di loro.
Queste sono le indicazioni principali fornite dal MIMIT il 12 marzo tramite la nota n. 43836, in merito all’obbligo di registrazione nel Registro delle imprese del domicilio digitale (PEC) degli amministratori delle società, previsto dall’art. 1, comma 860, della Legge n. 207/2024. La norma modifica l’art. 5, comma 1, del DL 179/2012 (convertito in legge), estendendo l’obbligo di comunicazione al Registro delle imprese non solo all’indirizzo PEC della società, ma anche a quello dei singoli amministratori.
Questo obbligo riguarda anche le società costituite prima del 1° gennaio 2025, che avranno tempo fino al 30 giugno 2025 per comunicare gli indirizzi PEC dei propri amministratori.
L’obiettivo di questa nuova disposizione è rafforzare la trasparenza e la tracciabilità delle comunicazioni legali e formali tra le imprese e l’amministrazione pubblica, ma anche tra soggetti privati che hanno legittimo interesse a interagire direttamente con i singoli amministratori. Non si tratta di un semplice aggiornamento tecnico, ma di un intervento strutturale che coinvolge tutte le forme societarie – sia di persone che di capitali – a eccezione della società semplice e delle società di mutuo soccorso. Fanno eccezione le società semplici che esercitano attività agricola, le quali, per la natura commerciale dell’attività, rientrano anch’esse nell’ambito applicativo della norma.
Il cambiamento normativo non si applica solo alle nuove società costituite a partire dal 2025, ma coinvolge anche tutte le imprese già esistenti prima di tale data. Queste ultime avranno tempo fino al 30 giugno 2025 per regolarizzare la propria posizione, comunicando al Registro delle Imprese un indirizzo PEC personale per ciascun amministratore in carica. Si sottolinea che l’obbligo riguarda le persone fisiche che esercitano il ruolo di amministratore e non l’organo collegiale in quanto tale, per cui, nel caso di amministrazione pluripersonale, ogni singolo soggetto dovrà avere e comunicare un proprio indirizzo digitale.
Questa impostazione individuale dell’obbligo risponde alla finalità della norma, che è quella di garantire un canale di comunicazione formale, diretto e univoco con ogni amministratore. Non sarà più accettabile, come in passato, utilizzare l’indirizzo PEC della società in sostituzione di quello personale dell’amministratore, nemmeno se quest’ultimo svolge l’incarico per più imprese. In tali casi, infatti, sarà comunque possibile utilizzare un’unica PEC, ma essa dovrà essere intestata all’amministratore stesso, e non alla singola società, e dovrà essere indicata distintamente per ogni realtà societaria nella quale egli ricopre l’incarico.
L’estensione dell’obbligo è ampia e tocca anche i liquidatori di società, siano essi nominati dai soci o designati dal giudice. Non solo: la norma coinvolge anche le reti di imprese dotate di fondo comune e che svolgano attività commerciale rivolta a terzi, le quali, acquisendo soggettività giuridica mediante l’iscrizione al Registro delle Imprese, rientrano nel campo di applicazione della disposizione. Restano invece escluse dal nuovo obbligo i consorzi, anche se dotati di attività esterna, e le società consortili.
Un aspetto di rilievo riguarda il regime fiscale e amministrativo collegato all’iscrizione della PEC degli amministratori. Sebbene la norma parli espressamente di esenzione dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria solo per l’iscrizione dell’indirizzo PEC della società, il MIMIT ritiene applicabile tale esenzione anche alle comunicazioni o variazioni degli indirizzi PEC personali degli amministratori. Si tratta di una precisazione importante che alleggerisce il peso amministrativo ed economico dell’adempimento, incentivando le imprese a rispettare i termini previsti.
Dal punto di vista operativo, la mancata comunicazione dell’indirizzo PEC personale dell’amministratore rappresenta un ostacolo alla positiva conclusione dell’iter di iscrizione o aggiornamento presso il Registro delle Imprese. In caso di omissione, la Camera di Commercio competente dovrà sospendere l’istruttoria, assegnando all’impresa un termine perentorio non superiore a trenta giorni per integrare la documentazione.
Se l’impresa non ottempererà entro il termine stabilito, l’istanza sarà rigettata. Questa procedura ha lo scopo di garantire che tutte le posizioni iscritte siano complete e aggiornate, assicurando l’effettività del nuovo obbligo normativo e la funzionalità del sistema informativo del Registro delle Imprese.
Un ulteriore elemento di rilievo è rappresentato dal quadro sanzionatorio previsto in caso di mancato adempimento. La nuova disciplina, come precisato dallo stesso MIMIT, non introduce sanzioni specifiche né consente l’applicazione analogica di altre norme sanzionatorie previste per fattispecie similari. Tuttavia, resta applicabile l’articolo 2630 del Codice Civile, che prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da 103 a 1.032 euro per chi, essendo tenuto per legge a comunicazioni o adempimenti verso il Registro delle Imprese, omette di effettuarli nei termini stabiliti. Tale importo può essere ridotto a un terzo se la comunicazione viene comunque effettuata entro i trenta giorni successivi alla scadenza.
Dal punto di vista tecnico, l’amministratore potrà utilizzare un unico indirizzo PEC per più società, a condizione che la casella sia effettivamente personale e non intestata a una delle società stesse.
Questa possibilità semplifica parzialmente l’adempimento per chi ricopre cariche in più imprese, ma richiede comunque una gestione organizzata e conforme delle comunicazioni con ciascun Registro delle Imprese competente.
Non sarà ammessa, invece, l’indicazione di un indirizzo generico o comune alla società, come accadeva in passato, perché ciò contrasterebbe con la ratio della norma, volta a rendere ogni amministratore direttamente raggiungibile.
Lo Studio Pallino Commercialisti è a vostra disposizione per chiarimenti e assistenza personalizzata.
