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Smart working – quali regole si applicano dopo il 31 marzo?

Dal 1° di aprile, il datore di lavoro che vorrà attivare lo smart working dovrà predisporre un accordo individuale con il lavoratore, che vada a definire le modalità di effettuazione della prestazione al di fuori dei locali aziendali in modalità agile.

Occorre individuare i requisiti minimi di idoneità dei locali privati adibiti ad attività lavorativa, nonché riportare informazioni riguardanti le ore di lavoro, la durata della pausa, la reperibilità del lavoratore durante la giornata di smart working, e il diritto alla disconnessione. 

Al fine di contemperare le richieste del legislatore i due dei principali elementi da prevedere all’interno dell’accordo sono: il luogo e l’orario di lavoro durante le giornate da remoto. 

Luogo di lavoro 

Nell’accordo dovranno essere identificati i requisiti minimi di idoneità dei locali privati adibiti ad attività lavorativa, ciò al fine del rispetto delle regole legate alla salute ed alla sicurezza sul lavoro. 

Per fare ciò, si potrà attingere da quanto previsto nell’allegato IV, del D.Lgs. n. 81/2008 (TU sulla Salute e Sicurezza sul lavoro), dove si evidenziano i “requisiti dei luoghi di lavoro”. 

Nell’allegato possiamo trovare alcune indicazioni importanti che il datore di lavoro potrà richiamare nell’accordo, allorquando dovrà identificare un ipotetico luogo adatto allo svolgimento di una attività lavorativa. A mero titolo esemplificativo: 

  • la cubatura del locale non dovrà essere inferiore a 10 m3 (al lordo dei mobili); – il lavoratore dovrà disporre di una superficie di almeno 2 mq (al lordo dei mobili); 
  • lo spazio destinato al lavoratore dovrà essere tale da consentire il normale movimento della persona in relazione al lavoro da compiere; 
  • il locale dovrà essere ben difeso contro gli agenti atmosferici, contro l’umidità e dovrà essere provvisto di un isolamento termico e acustico sufficiente;
  • il locale dovrà avere aperture sufficienti per un rapido ricambio d’aria;
  • l’impianto di illuminazione dovrà essere installato in modo che il tipo d’illuminazione previsto non rappresenti un rischio di infortunio per il lavoratore. 

Dovrà inoltre essere richiesta al lavoratore la verifica circa la conformità dell’impianto elettrico, di quello termico ed eventualmente dell’impianto di climatizzazione, qualora presente, che dovranno essere mantenuti in efficienza e controllati da personale esperto. 

Il datore di lavoro può anche decidere di escludere tra i luoghi idonei alla prestazione smart i locali pubblici o aperti al pubblico, ciò al fine di limitare al massimo possibili eventi negativi che riguardano la riservatezza dei dati e delle informazioni che transitano sugli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa. 

Durata e orario di lavoro 

La prestazione di lavoro agile, per essere correttamente realizzata, si dovrà collegare più agli obiettivi che il datore di lavoro sarà tenuto a fornire al lavoratore che all’orario di lavoro, contrattualmente previsto. Logicamente, non potrà essere richiesto al lavoratore un orario difforme dai limiti previsti dalla normativa (D.Lgs. n. 66/2003) e dalla contrattualistica applicata dall’azienda.

Il datore di lavoro dovrà prevedere, all’interno dell’accordo individuale, alcune informazioni riguardanti l’orario di lavoro:

  1. Il periodo entro il quale dovrà essere prevista la prestazione lavorativa. Ad esempio, dalle 8.00 alle 19.00. Questo periodo non rappresenta la durata della prestazione ma l’intervallo entro il quale la prestazione dovrà essere avviata e conclusa; 
  1. le ore di lavoro, così come contrattualmente previste (8 ore o quante previste in un rapporto di lavoro a part-time); 
  1. la durata della pausa, nel caso in cui la prestazione lavorativa vada oltre le 6 ore; 
  1. la presenza di eventuali ore di straordinario. Qualora le parti ritengano possibile l’utilizzo di ore di straordinario, dovranno essere previsti i limiti massimi di utilizzo e le modalità di richiesta, da parte del lavoratore, e la successiva autorizzazione da parte del superiore gerarchico. 

Non essendoci “precisi vincoli di orario” ed essendo possibile lo svolgimento della prestazione durante il range di orario stabilito nell’accordo individuale, le parti dovranno concordare fasce orarie, di massima, di reperibilità per i collegamenti con l’azienda. Ad esempio, prevedere delle “finestre” orarie di interazione nelle quali il lavoratore dovrà essere operativo e dovrà aver attivato gli strumenti necessari per interfacciarsi con l’azienda.

Inoltre, il lavoratore dovrà essere a conoscenza delle modalità tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione delle attrezzature informatiche fornite dal proprio datore di lavoro. 

Dovrà anche essere prevista l’indicazione della durata dell’accordo di smart-working, specificando la data di avvio del periodo durante il quale sarà possibile prestare l’attività lavorativa anche da remoto, secondo le prescrizioni previste dall’accordo stesso (ad esempio, tutti i martedì; un giorno la settimana; 5 giorni al mese; 50 giorni l’anno; ecc.), e, eventualmente, la data di fine qualora l’accordo sia a tempo determinato. 

Nel caso in cui l’accordo sia a tempo indeterminato, sarà possibile il recesso unilaterale con un preavviso di almeno 30 giorni, che diventeranno 90 giorni qualora il lavoratore sia disabile. 

Il recesso potrà essere immediato esclusivamente in presenza di un giustificato motivo. 

Nell’accordo potranno essere previsti, a titolo esemplificativo, i possibili motivi di recesso anticipato per i quali non è obbligatorio prevedere un preavviso, quali, ad esempio:

  • il cambiamento di ruolo e/o di mansione, incompatibile con l’effettuazione di prestazioni di lavoro agile; 
  • le sopraggiunte condizioni di incompatibilità organizzativa, produttiva o tecnica che rendono impossibile la prestazione a distanza; 
  • il mancato rispetto, in capo al lavoratore, degli obblighi previsti nell’accordo individuale;
  • qualora il lavoratore non riesca a garantire una qualità e/o continuità della connessione di rete ai sistemi aziendali, tale da assicurare una produttività coerente con le attese e conforme alle prestazioni rese all’interno dei locali aziendali; 
  • qualora il lavoratore comprometta il rapporto di fiducia e correttezza alla base dell’esecuzione della prestazione “agile”. 

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