CONTABILITA’
Note spese e conservazione sostitutiva
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I rimborsi spese dei lavoratori dipendenti, o degli amministratori, rappresentano per l’azienda una voce il più delle volte rilevante e di complicata gestione amministrativa, gestionale e fiscale.
Le note spese dei lavoratori dipendenti, o degli amministratori, costituiscono per la società documenti validi ai fini fiscali, con ciò rendendo non necessario che i documenti giustificativi allegati siano intestati alla società o al dipendente, essendo pertanto considerati in ogni caso validi ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa.
Condizione tuttavia imprescindibile ai fini del riconoscimento del costo è che lo stesso sia facilmente individuabile, attraverso un’adeguata descrizione, anche ai fini di apprezzarne l’inerenza dello stesso all’attività d’impresa.
La documentazione originale deve essere conservata a cura dell’impresa, allegando a ciascuna nota spese i vari documenti di supporto portati dal dipendente affinché, come detto, si possa rilevare la natura del costo sostenuto in maniera chiara e inequivocabile.
Per gli stessi, come per altri documenti contabili, è possibile procedere sia alla conservazione cartacea, sia a quella elettronica.
Qualunque documento “analogico” a rilevanza fiscale per poter essere però “dematerializzato” e successivamente “distrutto” deve possedere le caratteristiche di “immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
Il processo dematerializzazione si perfeziona senza che un pubblico ufficiale attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie “per immagine” su supporto informatico, a condizione che detti documenti siano tutti originali “non unici”, ossia quei documenti per i quali è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
Se, invece, il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, lo stesso ha natura di documento originale “unico” (come ad esempio, cambiali o assegni), la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento di un pubblico ufficiale.
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