Come stabilito dall’articolo 1, comma 74, della legge di bilancio 2025, n. 207 del 30 dicembre 2024, il legislatore ha previsto la piena integrazione e interazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi e quello relativo ai pagamenti elettronici.

Questa norma interviene modificando l’articolo 2, comma 3, del decreto legislativo n. 127 del 2015, definendo un nuovo scenario operativo per tutte le imprese che certificano i propri incassi attraverso strumenti tecnologici. Per dare attuazione a quanto previsto dalla legge, l’Agenzia delle entrate ha pubblicato nel mese di febbraio 2026 una specifica Guida operativa intitolata Il collegamento tra gli strumenti di pagamento elettronico e gli strumenti di certificazione dei corrispettivi (POS-RT), documento che fornisce i chiarimenti necessari e le modalità pratiche per l’adempimento di tale obbligo.

Il cuore della nuova normativa risiede nella necessità di creare un legame costante tra l’atto del pagamento elettronico e la sua memorizzazione fiscale. Questo collegamento, come precisato dall’amministrazione finanziaria, non deve essere inteso come un’unione di tipo fisico tra i dispositivi, bensì come un collegamento di tipo logico.

Tale connessione si realizza attraverso una comunicazione telematica all’Agenzia delle entrate, effettuata mediante un’apposita funzionalità messa a disposizione degli utenti all’interno del portale web Fatture e Corrispettivi. L’obiettivo primario è garantire che ogni transazione effettuata tramite moneta elettronica sia correttamente tracciata e associata al relativo documento commerciale emesso dall’esercente.

Sotto il profilo dei soggetti coinvolti, la normativa si rivolge alla generalità delle imprese che utilizzano strumenti di certificazione dei corrispettivi. Nello specifico, l’obbligo riguarda chi utilizza un Registratore telematico (RT) oppure la procedura web denominata Documento commerciale on line. A queste modalità di certificazione tradizionale si affiancheranno, secondo le previsioni dell’Agenzia, anche nuove soluzioni software regolate da precedenti provvedimenti, la cui diffusione è attesa tra la fine del 2026 e l’inizio del 2027.

Per quanto concerne invece gli strumenti di pagamento da collegare, la definizione adottata è volutamente ampia per ricomprendere l’intera gamma tecnologica attualmente disponibile sul mercato.

Il termine POS viene infatti utilizzato nella guida operativa per indicare genericamente ogni strumento, sia esso hardware o software, attraverso il quale l’esercente incassa elettronicamente i corrispettivi dai propri clienti. In questa categoria rientrano innanzitutto i dispositivi fisici tradizionali che consentono il pagamento tramite la lettura della carta, sia essa inserita nel lettore o utilizzata in modalità contactless.

Una novità rilevante riguarda l’inclusione dei cosiddetti SoftPOS, ovvero particolari applicazioni che possono essere installate su dispositivi mobili di uso comune come smartphone o tablet, trasformandoli di fatto in terminali di pagamento in grado di accettare transazioni senza contatto. Oltre a questi, l’obbligo di collegamento si estende alle piattaforme di pagamento online, alle app dedicate e a qualsiasi altra soluzione tecnologica analoga che permetta l’incasso elettronico.

La procedura di comunicazione del collegamento avviene in un ambiente digitale controllato. L’Agenzia delle entrate espone all’interno del portale l’elenco dei POS di cui ogni singolo esercente risulta titolare. Questa lista viene compilata ed aggiornata sulla base delle informazioni che gli operatori finanziari sono tenuti a trasmettere mensilmente all’amministrazione finanziaria entro la fine del mese successivo a quello in cui sono avvenute le operazioni di pagamento.
L’esercente, o un suo delegato, deve accedere alla sezione dedicata e procedere con le operazioni di associazione. Il processo richiede di selezionare il Registratore telematico interessato dall’elenco delle matricole attive nel periodo di riferimento e di abbinarlo al relativo strumento di pagamento elettronico. Un dato fondamentale da inserire per completare correttamente l’operazione è l’indirizzo dell’unità locale presso la quale i due strumenti, RT e POS, vengono effettivamente utilizzati.

Un aspetto di particolare interesse operativo riguarda la flessibilità dei collegamenti consentiti dal sistema. La normativa prevede infatti che il collegamento possa essere di tipo multiplo, adattandosi così alle diverse esigenze organizzative dei punti vendita. È possibile collegare un singolo POS, sia esso fisico o virtuale, a più Registratori telematici contemporaneamente. Allo stesso modo, un unico Registratore telematico può essere associato a più strumenti di pagamento elettronico. Questa configurazione permette di gestire correttamente situazioni in cui diversi operatori utilizzano più terminali di pagamento che però convergono tutti sulla medesima cassa fiscale per l’emissione dei documenti commerciali.

Per quanto riguarda la tempistica di attivazione, la guida operativa definisce scadenze precise differenziate in base al periodo di utilizzo degli strumenti. Per i POS che risultavano già attivi nel corso del mese di gennaio 2026, la comunicazione del collegamento deve essere effettuata entro un termine di quarantacinque giorni. Questo conto alla rovescia inizierà ufficialmente solo nel momento in cui l’Agenzia delle entrate renderà disponibile l’apposita funzionalità sul proprio sito, evento che verrà comunicato attraverso un avviso pubblico dedicato. Prima di tale comunicazione ufficiale, nessuna operazione di collegamento può essere tecnicamente eseguita.

Per gli strumenti che invece vengono attivati per la prima volta nei mesi successivi a gennaio 2026, la registrazione del collegamento segue una finestra temporale fissa. In questi casi, la comunicazione deve avvenire obbligatoriamente tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione del dispositivo. Ad esempio, se un nuovo terminale di pagamento viene attivato nel mese di aprile 2026, l’esercente avrà tempo per registrare il relativo collegamento con il Registratore telematico nel periodo compreso tra il 6 giugno e il 30 giugno dello stesso anno. Una volta effettuata, la comunicazione del collegamento ha valore continuativo e non richiede ulteriori interventi, a meno che non intervengano variazioni o novità rilevanti che rendano necessario un aggiornamento dei dati.

Gli eventi che rendono indispensabile un aggiornamento delle informazioni nel portale dell’Agenzia includono l’associazione di un POS già esistente ad un nuovo Registratore telematico, oppure l’attivazione di un nuovo RT che deve essere collegato a strumenti di pagamento già in uso. Allo stesso modo, è necessario intervenire nel sistema in caso di attivazione di un nuovo terminale di pagamento o qualora si proceda alla dismissione definitiva di uno degli strumenti, sia esso un POS o un dispositivo per la certificazione fiscale.

Esistono tuttavia degli ambiti di esclusione dall’obbligo di collegamento chiaramente definiti. Non sono interessati da queste disposizioni i corrispettivi che vengono certificati attraverso l’utilizzo di distributori automatici, comunemente noti come vending machine. Sono analogamente esclusi i corrispettivi derivanti dalla cessione di carburante e quelli relativi alle operazioni di ricarica di veicoli elettrici. Ulteriori esenzioni riguardano le attività già esonerate in precedenza dall’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati, come avviene per la vendita di tabacchi, di generi di monopolio e per le vendite effettuate a distanza. Inoltre, non sussiste alcun obbligo di collegamento qualora l’esercente certifichi la totalità dei propri corrispettivi esclusivamente mediante l’emissione di fattura elettronica.

Una casistica specifica riguarda gli esercenti che svolgono attività di tipo misto, ovvero coloro che operano sia in settori soggetti all’obbligo di certificazione con Registratore telematico, sia in ambiti esonerati. Se per entrambe le tipologie di attività viene utilizzato lo stesso terminale di pagamento, l’obbligo di registrare il collegamento tra POS e strumento di certificazione rimane vigente per garantire la corretta tracciabilità delle operazioni soggette. Qualora, invece, l’esercente decida di utilizzare un terminale di pagamento dedicato esclusivamente all’incasso dei corrispettivi esonerati, non è tenuto a effettuare il collegamento. In tale circostanza, è possibile dichiarare l’utilizzo esclusivo dello strumento per operazioni esenti direttamente nella procedura di collegamento. È fondamentale notare che, in questo caso, il terminale non potrà essere utilizzato, nemmeno in via occasionale, per incassare operazioni certificate con documento commerciale. Se l’esercente dovesse decidere di emettere volontariamente un documento commerciale anche per operazioni esonerate, l’obbligo di collegamento del dispositivo di pagamento tornerebbe ad essere mandatorio.

L’adeguamento a queste nuove procedure è presidiato da un sistema sanzionatorio volto a garantire l’effettività dell’integrazione tra i sistemi. La mancata osservanza delle regole di collegamento nel momento dell’emissione del documento commerciale comporta l’applicazione della sanzione prevista dall’articolo 11, comma 2-quinquies, del decreto legislativo n. 471 del 1997.

Tale sanzione è stabilita in euro 100 per ogni singola trasmissione irregolare. La norma prevede comunque un limite alla cumulabilità delle sanzioni, fissando un tetto massimo di euro 1.000 per ciascun trimestre di riferimento.

Per maggiori dettagli e assistenza operativa il nostro studio è a vostra disposizione.

Tabella riassuntiva